O briefing é uma ferramenta indispensável para o sucesso de qualquer projeto, seja ele a produção de um vídeo, uma campanha de marketing, a organização de um evento, o desenvolvimento de um novo produto, entre muitas outras possibilidades.
Um bom planejamento é a chave para alcançar os seus objetivos e deixar todas as partes envolvidas no projeto com as expectativas alinhadas, evitando dúvidas e retrabalhos desnecessários ao longo do processo.
Sendo um processo inicial crucial e, por muitas vezes, subestimado, um briefing bem conduzido pode ser a chave para o seu projeto sair do papel da melhor forma possível. Mas, afinal…
O que é briefing?
Briefing é o documento que reúne todas as informações essenciais para a execução de um projeto.
Servindo como um mapa para toda a equipe envolvida, o briefing elenca pontos como o objetivo do projeto, o público-alvo, os prazos a serem cumpridos, os recursos disponíveis, entre outras informações que definem o escopo do projeto e deixam todos os envolvidos na mesma página desde o começo.
A importância do briefing para o seu projeto
O briefing é a base de todo projeto, servindo como ponto de partida e referência para todos os outros processos que virão a seguir.
Se o briefing não estiver claro e detalhado, as chances de erros e falhas na comunicação aumentam significativamente.
Um bom briefing não apenas alinha toda a comunicação, mas também ajuda a economizar tempo e recursos por trazer todas as informações necessárias de forma prática e rápida para a equipe.
Agora que entendemos a importância do briefing para a realização de qualquer projeto, é hora de entrar na parte prática para entendermos como fazer um bom briefing.
Como criar um briefing eficaz
Um briefing eficaz requer, acima de tudo, planejamento e muita atenção aos detalhes. O pontapé inicial é reunir todas as informações básicas que você já tem sobre o projeto, antes mesmo de conversar com o cliente. Vamos usar a produção de um vídeo como exemplo.
Antes da reunião de briefing
Antes de entrar na reunião de briefing, tenha em mãos as informações que já foram definidas antes: qual é o tipo de vídeo que será produzido (um vídeo institucional, uma animação, uma série de vídeos curtos etc), qual é o tempo estimado do vídeo, entre outras informações que você pode ter combinado com o cliente anteriormente.
E por falar nisso, segue uma dica valiosa: pesquise sobre o seu cliente antes da reunião para não chegar completamente perdido! Isso economiza tempo durante a reunião e faz com que você já esteja mais preparado para a conversa, podendo focar em outros pontos que serão mais importantes para o projeto em si.
Durante a reunião de briefing
Com as informações básicas separadas, é hora de conversar sobre o projeto que será realizado. Monte uma lista com os principais pontos que precisam ser combinados e anote tudo de forma organizada.
Lembre-se, um briefing eficaz deve definir com clareza os seguintes tópicos:
- Objetivo principal do projeto
- Descrição detalhada do projeto
- Identificação do público-alvo
- Recursos disponíveis
- Estabelecimento de prazos
- Informações adicionais de alta relevância para o projeto
Aproveite essa conversa para extrair o máximo de informações pertinentes do seu cliente, e anote todas as dúvidas que ficarem pelo caminho.
A boa comunicação é a chave de um processo tranquilo, portanto, use a reunião de briefing a seu favor para facilitar o seu trabalho lá na frente. Quanto mais informações claras, melhor.
Quer uma dica valiosa para te ajudar nesse processo? Grave a reunião de briefing (com a autorização de todos os envolvidos, é claro). Seja a gravação de tela nativa que muitos softwares de reunião oferecem ou apenas uma gravação de áudio pelo celular em uma reunião presencial, isso vai te ajudar a resgatar informações depois, durante a execução do projeto.
Além disso, com a segurança de ter o briefing gravado, você pode focar menos em anotar as informações na hora e mais em participar da conversa e entender o projeto.
Depois da reunião de briefing
Agora, é hora de colocar a mão na massa! Organize todas as informações conversadas de forma clara e concisa, destacando os pontos mais importantes e garantindo que as expectativas serão atingidas.
Se necessário, revise essas informações com a sua equipe e mantenha contato com eles durante o processo para que tudo siga alinhado.
Ferramentas para a organização do briefing
Para facilitar ainda mais a organização de um briefing, existem diversas ferramentas online que podem te ajudar.
Plataformas de gestão de projetos, como o Trello ou o Asana, permitem organizar e compartilhar as informações de forma colaborativa com toda a equipe envolvida, além de organizar a delegação de tarefas individuais e prazos.
Já as ferramentas de design, como o PowerPoint ou o Canva, permitem que você crie documentos visualmente atraentes e intuitivos, facilitando ainda mais o entendimento das informações.
Como revisar e atualizar um briefing
O briefing não é um documento fechado, ou seja: ele precisa ser revisado e atualizado de acordo com o avanço do projeto.
É essencial manter o briefing atualizado com as informações mais recentes (que podem, e muito provavelmente vão, chegar depois da reunião) para que ele se mantenha relevante e útil para a equipe.
Essas informações podem ser detalhes adicionais, revisão de prazos ou adaptação às mudanças no escopo do projeto. Um briefing sempre atualizado é a base de um projeto alinhado.
Como a Vídeo é Isso pode te ajudar a transformar um briefing em um vídeo de sucesso?
A criação de um vídeo de sucesso começa muito antes das câmeras começarem a gravar. Como pudemos ver, uma reunião de briefing bem estruturada é crucial para alinhar expectativas, definir objetivos claros e garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página.
Na Vídeo é Isso, tratamos cada projeto de forma única, entendendo as necessidades e objetivos de cada cliente de forma personalizada. E o nosso segredo para isso? Uma boa reunião de briefing.
Nossa expertise em planejamento estratégico nos permite definir metas claras, identificar o público-alvo e criar uma narrativa alinhada aos objetivos específicos da sua empresa.
Trabalhamos em parceria com você para entender profundamente sua marca e transformar sua visão em um vídeo que realmente represente quem você é.
Ao escolher a Vídeo é Isso, você investe em mais do que apenas um serviço de produção de vídeo, você investe em uma parceria estratégica que valoriza a singularidade da sua marca.